Уничтожение архивных документов
В любой организации за годы ее работы накапливаются документы которые необходимо хранить. Что делать с ними по истечении срока хранения? Выбросить? Уничтожить? Как? Каким образом?
Алгоритм действий:
1. Создать комиссию, которая отберет документы для уничтожения, составит акт об уничтожении с перечнем документов, подлежащих ликвидации.
Комиссии необходимо понимать, что уничтоженные документы восстановлению не подлежат, поэтому необходимо очень внимательно отнестись к этой процедуре.
Уничтожать документы можно только с истекшим сроком хранения.
2. Вывезти документы на место их уничтожения (утилизации, захоронения).
Поскольку документы подвергаются уничтожению редко, но в большом объеме, то вопрос транспортировки документов необходимо доверить лицензированной компании по вывозу отходов. Эта организация вывезет отходы и передаст их для уничтожения специализированной организации, имеющей лицензию на утилизацию отходов. С той организацией необходимо составить договор на вывоз к месту утилизации архива.
3. Составить акт об утилизации, подписанный комиссией и представителем компании, которая вывозила архив к месту уничтожения.
Важно отметить: использование документов, подлежащих уничтожению, в хозяйственных нужда запрещено!