Какие документы нельзя хранить в личном деле сотрудника?
Поговорим немного о кадрах. Информация не новая, но, на наш взгляд, заслуживающая внимания. Знаете ли Вы, что нельзя хранить в личном деле копии личных документов сотрудника? Тех документов, которые вам нужны, чтобы оформить прием на работу. Эти данные вы собираете и обрабатываете только для того, чтобы оформить трудовые отношения с сотрудником.
Например, при приеме на работу сотрудник обязан только показать паспорт, диплом, военный билет и другие документы. А сотрудник кадровой службы - проверить их, записать данные в личную карточку и вернуть сотруднику.
Ст. 65 ТК, постановление Пятнадцатого арбитражного апелляционного суда от 14.03.2014 № А53-12557/2013 четко регламентирует весь перечень документов, необходимых при заключении трудового договора. Если Вы оставите копии личных документов сотрудника в его личном деле, Роскомнадзор посчитает, что вы нарушили правила обработки персональных данных.
Так, нельзя хранить в личном деле копии:
- паспорта;
- СНИЛС;
- военного билета;
- диплома об образовании;
- свидетельства о заключении брака;
- свидетельства о расторжении брака;
- свидетельства о рождении ребенка;
- свидетельства о перемене имени.
Если Роскомнадзор найдет в личных делах сотрудников документы или копии документов, которые Вы не вправе хранить, Вас обяжут уничтожить их и оштрафуют на сумму от 60 000 до 100 000 рублей.
Вы можете рассчитывать на компетентную поддержку во всех вопросах, касающихся ведения кадров, заключению трудового договора, бухгалтерии и общения с налоговыми органами, обратившись в компанию "Капиталъ-Информ". Мы работаем по принципу "все включено", предоставляя очень широкий перечень услуг для своих клиентов. Мы на связи 24 часа в сутки и семь дней в неделю. Стремление удовлетворить любую потребность клиента побуждает нас постоянно расширять спектр услуг, чтобы обеспечить бухгалтерское сопровождение бизнеса компании клиента.
г. Владивосток, ул. Пограничная, 15в, оф 509, 5 этаж (ост. Краевая больница).
Пн-Сб с 08:00 до 17:00; выходной Вс.