Бесконтактный обмен документами

Многие компании перевели своих сотрудников на удаленную работу. Компания Первый БИТ предлагает перевести в бесконтактный режим и обмен документами с контрагентами.

Обмениваясь документами с контрагентами через программы 1С: Документооборот или 1С: ЭДО, вы не контактируете с людьми и не касаетесь бумаг. Таким образом, ЭДО помогает полноценно изолироваться и защитить себя, своих коллег и близких от вирусной инфекции.

Что такое - безбумажный документооборот?

Термин "безбумажный документооборот" предусматривает процесс, при котором любые операции над документами (формирование, изменение, утверждение, согласование, подписание и т.д.) производятся в электронном виде. При этом, как правило, используется ЭЦП, которая обеспечивает подлинность документа.

Традиционным и устоявшимся подходом фиксации всех операций является формирование документов в бумажном виде. Процесс бумажного документооборота практически невозможно автоматизировать, в связи с чем возникают следующие сложности:

• проблема быстрого поиска информации. В документах (особенно большого объема) очень сложно вручную найти нужные сведения. Если необходимо из нескольких документов собрать информацию в один, задача усложняется, поскольку работа становится весьма трудоемкой;
• проблема доступа к документам. Если предприятие имеет филиалы, представительства или отдельные офисы, быстро предоставить документы для изучения или обработки становится проблематично. Кроме того, если документы сданы в архив, для работы с ними их сначала нужно найти;
• проблема изменения и актуализации документов. При внесении в бумажные документы каких-либо изменений нужно удостоверить правки подписью, ФИО и должностью сотрудника, а также датой исправления. Если нужно исправить достаточно множество документов, такая работа может потребовать много времени и усилий;
• проблема с обменом информацией. Процесс работы с бумажными документами предполагает их физическое перемещение, что чревато не только длительностью, но и возможностью порчи или утери документов.

Таким образом, бумажный документооборот ограничивает процессы, происходящие в организации, замедляя их и не давая возможности быстрого осуществления.

Преимущества безбумажного документооборота

В связи со сложностями, которые возникают при использовании бумажных документов, все больше хозяйствующих субъектов внедряет в рабочий процесс безбумажный документооборот. С его помощью можно решить следующие основные задачи при ведении бизнеса:

• снизить финансовые и трудовые затраты (экономия на бумаге, принтерах, времени, почтовых услугах);
• уменьшить время обработки документов (быстрота подготовки, актуализации, подписания, передачи);
• обеспечить сохранность документов (сохранение оригиналов в базе документов);
• установить быстрый доступ к документам (установить возможность однопользовательского или многопользовательского доступа, автоматизацию доступа);
• определить круг пользователей документов (предоставление доступа конкретным должностным лицам, инвесторам, учредителям);

Главное преимущество безбумажного документооборота заключается в том, что он позволяет отказаться от бумажных документов и перейти на их цифровую трансформацию. В этом случае изменяется качество проведения процессов обработки и хранения документов.

Необходимо понимать, что для перехода на безбумажный документооборот требуется ввести автоматизацию документационных процессов. Для этого можно использовать программы 1С: Документооборот или 1С: ЭДО, благодаря которым у компании появляется возможность создать централизованную базу по хранению и обработке документов и предоставить пользователям доступ к работе с ними.

Хотите перейти на бесконтактный обмен документами? Обращайтесь к нашим специалистам, они подберут подходящую для вашего бизнеса программу и настроят все необходимые бизнес-процессы.